Tietokannan+ohjeita

Tietokanta-ikkunan eri välilehdillä voit valita käsittelyyn haluamasi tietokannan osan eli objektin ja siihen liittyvän toiminnan. Välilehdeltä toiselle siirrytään napsauttamalla hiirellä sitä välilehteä, joka halutaan avata.
 * Tietokanta-ikkuna**



Napsauta hiirellä sitä välilehteä, jolle haluat siirtyä. **Taulukot-välilehdellä** ovat tietokannan taulukot, joihin tiedot tallennetaan. Esimerkissä on napsautettu **Taulukko–välilehteä**. Tekstiruudussa näkyvät objektit eli taulukot, jotka tietokantaan on aiemmin luotu.
 * Siirtyminen tietokantaikkunan eri välilehdillä**
 * Valitse avattava Taulukko** napsauttamalla hiirellä kuvakkeen päällä. Esimerkissä on valittu taulukko Jäsenet.


 * Taulukon eri näkymät**
 * Avaa**–painikkeesta ja valittu taulukko avautuu Taulukkonäkymään.
 * Rakenne**-painike avaa taulukon Rakennenäkymään, jossa voidaan muokata taulukon rakennetta.
 * Uusi-painike** käynnistää uuden taulukon luomisen.


 * Siirtyminen näkymien välillä**

Eri näkymiin voi siirtyä napsauttamalla työkalurivin Näkymä-painiketta, joka vaihtelee tilanteen mukaan. Napsauta työkalurivin **Näkymä**-painikkeen **nuolipainiketta** ja valitse luettelosta napsauttamalla haluamasi näkymä.
 * Taulukkoa** voi tarkastella neljässä eri näkymässä: Rakenne- ja Taulukkonäkymässä sekä Pivot-taulukkonäkymässä ja Pivot-kaavionäkymässä.
 * Kyselyä** voi tarkastella viidessä eri näkymässä: Rakenne-, Taulukko- ja SQL-näkymissä sekä Pivot-taulukkonäkymässä ja Pivot-kaavionäkymässä.
 * Raporttia** voi tarkastella kolmessa eri näkymässä: Rakenne-, Esikatselu- sekä Asettelun esikatselunäkymässä.

Esimerkiksi kyselyn tuloksen tarkastaminen: napsauta **Työkalurivin Näkymä** -painikkeen nuolta ja valitse **Taulukkonäkymä**. Tulos näkyy avautuneessa taulukossa (mikäli ehdot ovat oikein).
 * Lomaketta** voit tarkastella kolmessa eri näkymässä: Lomake-, Rakenne- ja Taulukkonäkymissä sekä Pivot-taulukkonäkymässä ja Pivot-kaavionäkymässä.


 * Tietueen lisääminen**

Taulukkonäkymässä on aina alimmaisena uuden tietueen merkki, johon uusi tietue lisätään.



Siirry uuden tietueen riville työkalurivin tai kenttävalitsimen **Uusi tietue** -painikkeella tai valikkorivin **Lisää Uusi tietue** -komennolla sekä näppäimistön nuolinäppäiminen avulla. Uudet tietueet voidaan syöttää myös valikkorivin komennolla **Tietueet/Tietojen** **syöttäminen** jolloin aiemmin syötetyt tietueet eivät ole näkyvissä. Tietojen syöttö on lopetettava komennolla **Tietueet/Näytä kaikki tietueet**. Syöttöä ei tarvitse erikseen tallentaa, kun siirryt uudelle riville tai jo olemassa olevalle riville ohjelma tallentaa tietueen automaattisesti. Jos haluat jostain syystä tallentaa tietueen tiedot syöttämisen tai muokkaamisen aikana, valitse Tietueet/Tallenna tietue.
 * Lisää uusi tietue**. Napsauta tyhjän rivin ensimmäiseen kenttään. Kirjoita arvot ja paina Enter siirtyäksesi seuraavaan kenttään/tietueeseen.


 * Taulukon luominen rakennenäkymässä**

Rakennenäkymässä kaikki taulukoon tulevat kentät nimetään ja valitaan kullekin kentälle sopiva tietotyyppi sekä määritellään kentän ominaisuudet. Lisäksi voidaan kirjoittaa kentän kuvaus. Jokainen tieto, jonka perusteella aiotaan tehdä hakuja tai poimintoja kannattaa sijoittaa omaan kenttäänsä. Tietojen poiminta ja lajittelu eri kentistä on helpompaa, kun yhdessä kentässä on vain yksi tieto. Esimerkiksi henkilötiedoissa on sukunimi, etunimi ja lisänimi sijoitettava eri kenttään. Osoitetiedoissa lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka kukin omaan kenttäänsä. Tuotetiedoissa tuotenumero, tuotteen nimi, yksikkö, määrä ja hinta kukin omiin kenttiinsä. Perusperiaate on **yksi tieto yhteen kenttään**. Napsauta Tietokantaikkunan välilehteä **Taulukot**. Aloita Uuden taulukon luominen. Napsauta hiirellä **Uusi**–painiketta. Näytölle avautuu valintaikkuna **Uusi taulukko**. Voit valita avautuneesta ikkunasta viisi eri tapaa rakentaa tietokanta. Valitse **Rakennenäkymä**. Kun olet valinnut taulukon luontitavan napsauta hiirellä valintaikkunan **OK**–painiketta.

Tietoja poistetaan valitsemalla ensin kohde ja antamalla sitten komento. Valitse poistettava tietue osoittamalla hiirellä rivin vasemmassa reunassa olevaa **harmaata tietuevalitsinta** siten, että osoitin muuttuu paksuksi mustaksi nuoleksi ja napsauta hiirellä. Rivi aktivoituu. ja rivin vasemmalla puolella näkyy nuolikuvake ja koko rivi aktivoituu (on musta).
 * Tietueen poistaminen**

Paina näppäimistön **Delete**–näppäintä tai valitse valikkorivin **Muokkaa/Poista tietue** -komento. Huom. toiminto poistaa pysyvästi valitut kentät eli kaikki rivin sisältämät tiedot. Toimintoa ei voi kumota. Voit poistaa myös työkalurivin **Poista tietue** –painikkeella. Ohjelma varmistaa kokonaisen tietueen poistamisen sillä tietueen poistoa ei voi kumota.
 * Sarakkeen tietoja** voit poistaa napsauttamalla sarakeotsikkoa (kentän nimen päällä) hiiren oikeanpuoleisella painikkeella, jolloin saat esiin alapuolella näkyvän valikon. Valitse **Poista sarake**. Huom. toiminto poistaa pysyvästi valitut kentät eli kaikki sarakkeen sisältämät tiedot. Toimintoa ei voi kumota.

Napsauta kohdistin **Kentän nimi -sarakkeeseen** ja kirjoita kentälle nimi. Siirry Tietotyyppi-kenttään Enter-, Nuoli- tai Sarkain-näppäimellä tai hiirtä napsauttamalla. Napsauta **Tietotyyppi-kentän nuoli**-painiketta. **Valitse** avautuneesta luettelosta kentän tietoihin sopiva **tietotyyppi** napsauttamalla sitä hiirellä. Tietotyyppi-kenttään voi jättää oletusarvon (Teksti) jos se sopii kentän tietotyypiksi. Aseta kentälle tarvittavat kentän ominaisuudet ikkunan alaosassa.
 * Kentän nimeäminen ja tietotyyppi**
 * Kentän Tietotyyppi**

Useimmiten käytetty kyselylaji on hakukysely. Hakukysely hakee määrittämiesi ehtojen mukaan tietoja yhdestä tai useasta taulukosta ja näyttää tiedot sitten haluamassasi järjestyksessä.
 * Uuden kyselyn luominen rakennenäkymässä**

Hakukyselyä voit käyttää tietueiden ryhmittelemiseen sekä summien, lukumäärien, keskiarvojen ja muiden yhteenvetotietojen laskemiseen. Kyselyjä voi käyttää lomakkeiden ja raporttien tietuelähteinä.

Kyselyn luominen aloitetaan siirtymällä **Kyselyt-välilehdelle**. Kysely voidaan kohdistaa yhteen tai useampaan tietokannan taulukkoon tai jo aiemmin laadittuun kyselyyn. Napsauta **Uusi**–painiketta. Näytölle avautuu valintaikkuna **Uusi kysely**. Valitse **Rakennenäkymä** ja napsauta **OK**-painiketta. Valitse **Näytä taulukko** valintaikkunassa se taulukko tai taulukot, johon kohdistat kyselyn ja napsauta **Lisää**–painiketta. Kun valitset useamman taulukon, lisää kukin taulukko erikseen.


 * Kyselyn rakennenäkymä**

Kyselyyn lisätty taulukko/taulukot näkyvät, **Kysely1: Hakukysely**, ikkunan yläosassa Kenttäluettelona, jossa ovat kaikki valitun taulukon kentät. Jos on useita taulukoita ja niiden välillä on yhteyksiä, kenttäluetteloiden välillä näkyvät yhteysviivat. Alaosan rakenneruudukkoon lisäämäsi kentät, lajittelujärjestys ja ehdot määrittävät mitä kyselyn tulokseen sisältyy. Rakenneruudukossa voit tarkastella ja muokata kyselyyn valittuja kenttiä Rakenneruudukon rivit vaihtelevat kyselytyypin mukaan.


 * Kyselyn rakenneruudukon rivit:**


 * 1. Kenttä**: Voit valita taulukosta mukaan otettavat kentät. Napsauta kohdistin riville ja napsauta nuolipainiketta ja valitse napsauttamalla avautuneesta kenttäluettelosta haluttua kentän nimeä.


 * 2. Taulukko**: Näyttää mistä taulukosta kenttä on valittu.
 * 3. Lajittelu**: Voit määritellä käytätkö kentässä lajitteluehtoa ja onko lajittelu nousevaa vai laskevaa. Napsauta kohdistin riville Lajittelu, napsauta nuolipainiketta ja valitse lajittelutapa joko nouseva tai laskeva.


 * 4. Näytä**: Kyselyyn valitun kentän kohdalle tulee automaattisesti valintamerkki, jolloin kenttä näkyy kyselyn tuloksessa. Jos käytät kenttää vain poimintaehtona, etkä halua, että se näkyy tulostuksessa voit ottaa valintahakasen pois ruudusta napsauttamalla sitä.


 * 5. Ehdot**: Riville voit kirjoittaa yksinkertaisia tai yhdistettyjä poimintaehtoja joka yhteen sarakkeeseen tai useisiin. Tai riviä ja sen alapuolella olevia rivejä voi käyttää hakuehtojen kirjoittamiseen.

Napsauta Näytä Taulukko-ikkunan **Sulje**–painiketta.
 * Näytä taulukko** valintaikkuna on suljettava ennen kuin voit jatkaa kyselyn luomista.

Kyselyn avulla voit poimia taulukon kentästä erilaisilla ehdoilla tietoja: Esim. postitoimipaikan perusteella kaikki Helsingissä asuvat henkilöt, postinumeron perusteella, päivämäärien perusteella yms. Voit tarkastella kyselyä Rakennenäkymässä tai Taulukkonäkymässä. Rakennenäkymässä määritellään kyselyn kentät, lajittelu ja poimintaehdot. Taulukkonäkymässä nähdään kyselyn lopputulos.
 * Kyselyt**

Kyselyn ehdot kirjoitetaan Ehdot-riville. Riville voi kirjoittaa yksinkertaisia tai yhdistettyjä poimintaehtoja. Tai-riville ja sen alapuolella oleville riveille voi kirjoittaa ehtoja tarvittaessa.
 * Kyselyn ehdot**
 * tai "** -merkkejä ei tarvitse kirjoittaa sillä ohjelma tekee ne automaattisesti.

Kirjoita rakenneruudukon Ehdot–riville haluttu ehto esim. Espoo. Kun olet kirjoittanut ehdon ja painanut ENTER, ohjelma näyttää ehdon muodossa "Espoo".
 * Kysely yhdellä hakuehdolla**

Kyselyn tuloksessa näkyvät tietueet, joiden postitoimipaikka on Espoo.
 * "** -merkkejä ei tarvitse kirjoittaa sillä ohjelma tekee ne automaattisesti.

Kyselyn voi tallentaa valikkoriviltä **Tiedosto Tallenna nimellä** jolloin avautuu valintaikkuna jossa valitaan tallennetaanko kysely muodossa: - Kysely
 * Kyselyn tallentaminen**

- Lomake

- Raportti

- Tietokantasivu Jos valitset muodoksi Tietokantasivu, avaa ohjelma esille tallennusikkunan, josta raportin voi tallentaa internetselaimella toimivaksi sivuksi. Voit tallentaa kyselyn eri kohteeseen yksinkertaisesti vain muuttamalla sen nimeä. Tallennettua kyselyä voi käyttää uudelleen, jos esimerkiksi kyselyn pohjana olevan taulukon tietoihin on tehty muutoksia.

Kun tietokanta luodaan alusta alkaen on ensin luotava tyhjä tietokantatiedosto, johon tietokannan eri osat Taulukot, Raportit jne. luodaan yksitellen. Kun tietokantaohjelma on avoinna aloita uuden tietokannan luominen valitsemalla valikkoriviltä **Tiedosto Tiedosto Uusi...** tai työkalurivin **Uusi tyhjä tiedosto** –painike. Valitse avautuneesta Uusi tiedosto -ikkunasta kohta **Tyhjä tietokanta...** napsauttamalla sitä hiirellä. Valitse avautuvasta **Uusi tietokanta** valintaikkunan **Kohde** ruudun nuolipainiketta napsauttamalla asema, jonne haluat luoda uuden tietokannan. Valitse haluamasi kansio napsauttamalla sitä. Kirjoita tietokannan tallennusnimi **Tiedoston nimi** -ruutuun. Napsauta lopuksi hiirellä **Luo**–painiketta. (Access–tietokantaohjelmassa **tietokantatiedoston tallennus tapahtuu tässä järjestyksessä**) Ohjelma Avaa Tietokantaikkunan.
 * Uuden tyhjän tietokannan luominen**